Das Abmahnungsgespräch

Das Abmahnungsgespräch
Form to

Führungskräfte, die einen Mitarbeiter zum Abmahnungsgespräch bitten, haben oft genauso Bauchflattern, wie der Betroffene. Tipps, wie Sie das Zusammentreffen professionell meistern.

 


Das Tröstliche daran: Ein Abmahngespräch geht schnell vorüber. Fünf Minuten reichen, dann ist alles gesagt. Trotzdem ist es wichtig, sich gut darauf vorzubereiten. "Zuerst sollte man mit der Personalabteilung klären, ob der Vorfall überhaupt abmahnungswürdig ist", erklärt HR-Profi Katrin Paetzold aus München, die in zwei großen IT-Unternehmen zahlreiche Abmahngespräche begleitet hat.

Termin festlegen

Den Mitarbeiter spontan in sein Büro zu zitieren, wenn man gerade wütend ist, ist nicht sinnvoll. In einer solchen Situation sind emotionale, trotzige Reaktionen vorprogrammiert. Besser ist es, einen Termin festzulegen. "Es sollte allerdings zeitnah erfolgen", so Paetzold. Eine angemessene Ankündigungsfrist beträgt zwischen ein paar Stunden und einem Tag

Das Ziel des Abmahngesprächs ist es, deutlich zu machen, dass man kein weiteres Fehlverhalten akzeptieren werde - sachlich, klar und konsequent. Das Abmahngespräch ist kein dialogorientiertes Gespräch. Jetzt geht es um eindeutige Botschaften und Forderungen. Erscheint der Mitarbeiter im Büro des Vorgesetzten, kommt dieser schnell zum Punkt. Freundlicher Smalltalk und Befindlichkeitsfragen haben im Abmahnungsgespräch nichts verloren.

Emotionen raus!

Es gilt dabei, eigene Emotionen aus dem Spiel zu lassen und ganz in der Rolle der Führungskraft zu bleiben. Nach mehreren fruchtlosen Gesprächen ist man als Chef wahrscheinlich menschlich enttäuscht. Das sollte man trotzdem niemals aussprechen.  In der ersten Phase artikuliert man stattdessen, welchen Fehler der Mitarbeiter erneut gemacht hat:

  • "Sie sind heute schon wieder eine halbe Stunde zu spät erschienen."
  • "Sie haben gestern wieder unentschuldigt gefehlt."
  • "Unser Kunde Fischer hat sich wieder über Sie beschwert."

Wichtig ist, hervorzuheben, dass es sich um ein wiederholtes Ärgernis handelt. Dass dies einen Verstoß gegen die gemeinsam getroffene Vereinbarung oder den Arbeitsvertrag markiert, fließt auch in dieser Phase des Gesprächs ein.

Erwartungen formulieren

Im nächsten Schritt formuliert der Vorgesetzte seine Erwartungen an den Mitarbeiter. Meist greift er dabei den Sachverhalt aus der Gesprächseröffnung auf.

  • "Ich erwarte ab sofort, dass Sie pünktlich sind."
  • "Weitere Unverschämtheiten gegenüber unseren Kunden dulde ich nicht.

Abschließen kann man diese Phase mit einer Frage:

  • "Ist das bei Ihnen angekommen?"
  • "Haben wir uns verstanden?"

Manche Mitarbeiter gehen nun in die Verteidigung: Ausreden, Erklärungen und Gründe könnten nun folgen - alles, was bereits in früheren Gesprächen besprochen wurde. Wichtig ist, sich auf keine Debatte einzulassen. Am besten wiederholt der Vorgesetzte seine Forderung und weist den Angestellten auf seine Pflichten hin. Notfalls mehrmals im selben Wortlaut.

Konsequenzen nennen

Das Abmahngespräch unterscheidet sich von der schlichten Ermahnung, indem es die Konsequenzen klar auf den Tisch legt. "Einer Ermahnung fehlt die Warnfunktion. Für eine verhaltenbedingte Kündigung reicht sie nicht aus", so Jörg Hoffmann, Fachanwalt für Arbeitsrecht in Bochum. "Der häufigste Fehler bei einer Abmahnung ist, dass es an Konkretisierung fehlt", erklärt er.

Neben dem präzisen Fehlverhalten gilt es deshalb, die Konsequenz deutlich zu artikulieren. Der richtige Moment dafür ist im letzten Abschnitt des Gesprächs gekommen.

  • "Wenn das noch einmal passiert, leiten wir arbeitsrechtliche Schritte ein."
  • "Noch so ein Vorfall und Sie werden von der Aufgabe abgezogen."
  • "Beim nächsten Schnitzer übertrage ich die Projektverantwortung dem Kollegen."

Letze Konsequenz: Die Kündigung

Meist ist die letzte angedrohte Konsequenz die Kündigung. Die Schriftform ist bei einer Abmahnung nicht vorgeschrieben. Sie empfiehlt sich aber trotzdem, für den Fall, dass es zu einer Entlassung kommt und der Arbeitnehmer dagegen klagt. "Bei einem Rechtsstreit muss man beweisen, dass man zuvor erfolglos abgemahnt hat", so Jurist Hoffmann. Außerdem wichtig: Der Mitarbeiter sollte den Empfang der Abmahnung bestätigen.

Nicht immer muss die Abmahnung zu einer Kündigung führen. Der Vorgesetzte sollte sich die angedrohte Folgemaßnahme dennoch gut überlegen. Er darf keine Scheu haben, die Konsequenz im Wiederholungsfall durchzusetzen. Das heißt: keine Bluffs, keine Spielchen. Merken der betroffene Mitarbeiter und seine Teamkollegen, dass das Abmahngespräch folgenlos verpufft, leidet die Autorität des Vorgesetzten.

Sachlich bleiben

Mit der Ankündigung, das Arbeitsverhältnis zu beenden, geht nicht jeder Betroffene sachlich um. Im Ausnahmefall kommt es im Abmahnungsgespräch zu Gefühlsausbrüchen, Tränen oder Aggressionen. Damit so etwas nicht passiert, empfiehlt Katrin Paetzold ein Gespräch zu dritt: der Betroffene, der Vorgesetzte und jemand aus der Personalabteilung.

"Zuvor überlegt man, wie man das Gespräch strukturiert. Zum Beispiel kann der Manager das Gespräch einleiten und die Gründe für die Abmahnung nennen. Der Personaler überreicht dann die schriftliche Abmahnung." Und damit erklärt man das Gespräch für beendet.

(Tatjana Krieger, Januar 2010 / Bild: Digital Vision)