Personalarbeit to go

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Mobile HR, Consumerization, Smartphone, Tablet
        PC, Mobile PersonalarbeitSmartphones und Tablets haben unser Leben auf den Kopf gestellt. Immer und an jedem Ort E-Mails verschicken, in Echtzeit chatten, Botschaften teilen, Informationen beschaffen – wer einmal damit angefangen hat, mag nicht mehr darauf verzichten, erst recht nicht im Berufsleben. Das hat auch Einfluss auf die Personalarbeit.

 

 

Von Tatjana Krieger

Für die Personalarbeit eröffnet die aktuelle technische Entwicklung große Chancen. Denn zahlreiche Aufgaben im Tagesgeschäft bieten sich an für eine Übersetzung in die mobile Welt. Unterwegs lassen sich mit Apps etwa Reisekosten abrechnen, Arbeits- und Projektzeiten erfassen, Urlaubsanträge einreichen, Freigabeprozesse beschleunigen oder Personalstammdaten sowie Organigramme einsehen.

Mobile Personalarbeit

Für die Weiterbildung der Belegschaft kann man sich auf dem Smartphone Kursübersichten anzeigen lassen und Plätze reservieren. Auch die Personalsuche emanzipiert sich von Raum und Zeit: Auf einen Fingertipp können Manager neu eingegangene Bewerbungen prüfen und sofort einladen oder absagen. Wer innerhalb des eigenen Unternehmens nach einem geeigneten Kandidaten sucht, durchforstet unterwegs einfach die firmeneigene Datenbank auf nationaler oder internationaler Ebene.

Generell eignen sich alle Anwendungen, bei denen Dateneinsicht und –auswahl im Mittelpunkt stehen. Längere Schreibarbeiten, etwa ein Arbeitszeugnis erstellen, sind mit dem Smartphone dagegen eher unkomfortabel.

Die Passende Software

Software-Anbieter sind auf den Trend aufgesprungen und bieten mittlerweile standardisierte wie maßgeschneiderte Lösungen an. Doch trotz zahlreicher Einsatzmöglichkeiten von mobilen Endgeräten hinkt das Personalwesen anderen Abteilungen noch hinterher. Eine Befragung im Auftrag der Perbit Software GmbH ergab, dass bereits 72 Prozent der Unternehmen mobile Anwendungen nutzen, der Löwenanteil davon im Vertrieb. HR-Apps waren nur in 25 Prozent der Firmen zu finden, immerhin 27 Prozent gaben an, dass sie in Zukunft vorgesehen seien.

Wer plant, Anwendungen für iPhone und Android, iPad oder Blackberry in der Personalarbeit einzuführen, sollte wegen des Datenschutzes früh den Betriebsrat einbeziehen. "Man findet immer eine gemeinsame Lösung", so Business-App- Experte Tobias Jelen von der Sovanta AG. Das Unternehmen hat mit iPeople eine App entwickelt, mit der sich Personaldaten problemlos von unterwegs verwalten lassen. Zudem empfiehlt er, zunächst eine Standard-App mit nur wenigen Kennzahlen und einer kleinen Anwendergruppe zu testen. "So sammelt man Erfahrungen, lernt den Umgang und die Geräte zu managen." Mit einer geeigneten Firmen-Software bringt man die App innerhalb von zwei bis vier Wochen zum Laufen und kann auf dieser Basis langsam aufstocken.

Ortsungebunden arbeiten

Das ganze Konzept der flexiblen, ortsungebundenen Arbeit ist natürlich nur die Fortsetzung einer andauernden Entwicklung. Schließlich schleppen Erwerbstätige schon lange ihren Laptop vom Büro ins Café und von der Flughafenlobby an den heimischen Schreibtisch, um Wartezeiten zu überbrücken oder zu arbeiten, wo sie sich wohl fühlen. Neu ist, wie schnell, einfach und intuitiv sich kleine Arbeitsschritte im administrativen Bereich per App erledigen lassen.

Einen Laptop muss man schwerfällig booten, dann das Programm starten, ein Tablet hingegen ist auf einen Wisch entriegelt und startklar. Wo man früher noch eine To-do-Notiz für den nächsten Tag angelegt hätte, erledigt man mit dem Smartphone in der gleichen Zeit den ganzen Job. 

Die Grenzen der mobilen Welt

Noch nicht einmal hinsetzen muss man sich dafür. Und hier liegt auch die Gefahr. Die Versuchung weiterzuarbeiten, auch wenn man längst Feierabend hat, ist groß, ein rascher Blick, zwei kurze Klicks, das ist ja nichts. "Auf Dauer kann dadurch das Gefühl entstehen, man sei mit dem Kopf nur noch bei der Arbeit", so Selbstmanagementcoach Tom Nierth aus Berlin. "Man sollte feste Zeiten für Arbeit und Freizeit reservieren", lautet sein Rat. Sonst droht das Burnout.

Unternehmen können ihren Mitarbeitern bei der Trennung von Berufs- und Privatleben helfen, indem sie feste Regeln aufstellen, wann und innerhalb welcher Zeitspanne etwa Mails beantwortet werden oder Aufgaben erledigt werden müssen - und auch die Führungskräfte darauf einschwören. Der Rest ist Disziplin.

(Bild: Istockphoto)

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